Cómo gestionar una comunidad de propietarios sin administrador externo

Contratar un administrador de fincas es habitual, pero no obligatorio salvo que los estatutos de la comunidad lo exijan. Muchas comunidades pequeñas lo llevan todo entre vecinos — esto es lo que hay que cubrir para que funcione.

¿Es legal prescindir de administrador?

Sí. La LPH permite que las funciones de secretario y administrador las asuma el propio presidente, otro propietario, o se repartan entre varios cargos de la junta de gobierno. Lo único que exige la ley de forma obligatoria es la figura del presidente (art. 13 LPH); el resto de cargos y su reparto de tareas son flexibles.

Qué tareas hay que cubrir igualmente

Prescindir del administrador no elimina el trabajo, solo cambia quién lo hace. Estas son las tareas que alguien de la comunidad tiene que asumir:

• Convocar juntas con la antelación y el contenido que exige la ley.
• Redactar y custodiar las actas, dentro del plazo de 10 días, y mantener el libro de actas al día.
• Gestionar la cuenta bancaria de la comunidad: cobros de cuotas, pagos a proveedores, cierre de cuentas anuales.
• Reclamar impagos siguiendo el procedimiento del art. 21 LPH cuando haga falta.
• Coordinar proveedores y mantenimiento de las zonas comunes.

Cuándo sí conviene contratar un administrador

Tiene más sentido en comunidades grandes, con mucha rotación de propietarios, conflictos frecuentes, o cuando ningún vecino tiene el tiempo o la disposición para asumir la parte administrativa. También cuando hay operaciones complejas (obras grandes, derramas importantes, litigios) donde el respaldo de un profesional colegiado reduce el riesgo de errores costosos.

Herramientas que sustituyen parte del trabajo del administrador

Buena parte de lo que hacía un administrador —convocar, redactar actas, recoger votos, avisar de morosidad— se puede automatizar hoy con herramientas digitales pensadas para comunidades. No sustituyen el criterio profesional en casos complejos, pero sí eliminan la mayor parte del trabajo repetitivo que antes justificaba contratar a alguien solo para el papeleo.

Preguntas frecuentes

¿Puede el presidente cobrar por hacer de administrador? Sí, si la junta lo aprueba expresamente, aunque en la práctica la mayoría de presidentes que asumen estas tareas lo hacen sin remuneración adicional.

¿Hay algún tamaño de comunidad a partir del cual sea obligatorio el administrador? No existe un umbral legal de número de viviendas que obligue a contratar administrador — la obligación, si existe, viene de los estatutos propios de cada comunidad, no de la LPH.

Este contenido es informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Ante un caso concreto, consulta con un administrador de fincas colegiado o un abogado.